數(shù)據(jù)字典是各應(yīng)用系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)，其準備的充分與否將直接影響上線進度的快慢，以及各應(yīng)用系統(tǒng)運行后是否順利。因此，院方應(yīng)對數(shù)據(jù)準備階段的工作給予足夠的重視及支持，安排專人負責聯(lián)系、協(xié)調(diào)、組織各相關(guān)人員，共同完成此
項工作。有關(guān)數(shù)據(jù)準備的內(nèi)容、方法及有關(guān)注意事項說明如下：
內(nèi)容
數(shù)據(jù)字典分為兩類，一類是符合國家標準的字典，如有關(guān)國家名稱、地區(qū)名稱、民族、職稱等標準字典，這些字典都有國家標準代號，除非國家標準改變，此字典不允許任意變動。這些字典隨系統(tǒng)提供，不需用戶準備。第二類是需客戶化的字典，需要用戶自行準備。此類字典中，有一部分是輔助字典，內(nèi)容較少，準備起來也相對容易，其用途是輔助制作主字典，如：藥品劑型字典、藥品單位字典是為了做藥品基本信息字典而作的輔助字典等。另一部分便是主字典，如：人事字典、藥品基本信息字典、收費項目字典、醫(yī)囑字典等。若要作某一主字典，便需先將其對應(yīng)的輔助字典完成。
當然，并不是所有的子系統(tǒng)均要用到所有的字典。有些字典是基礎(chǔ)字典，各個子系統(tǒng)均可能使用到，如：職工主索引、部門科室字典等。而有些則是某個子系統(tǒng)的專用字典，如：單病種字典、單術(shù)種字典只在病案子系統(tǒng)中用到，工資項目字典只在財務(wù)子系統(tǒng)中用到等。安裝某一子系統(tǒng)前，只要將該子系統(tǒng)所需字典準備好即可。
方法
數(shù)據(jù)準備開始前，醫(yī)院可派人來公司或我公司派專職工程師到醫(yī)院，就各個字典的內(nèi)容及準備方法進行初步培訓(xùn)。醫(yī)院要積極配合，組織相關(guān)人員來學(xué)習(xí)。具體人員，根據(jù)上線子系統(tǒng)而定。
各醫(yī)院數(shù)據(jù)準備階段的情況不盡相同，但不外乎以下三種情況：
一、 醫(yī)院原來有計算機系統(tǒng)，有自己的一套數(shù)據(jù)，可經(jīng)過修改而使用。但一般來說，原有的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則與現(xiàn)系統(tǒng)的要求不相符合，需重新編制。
二、 我公司隨系統(tǒng)給用戶一套樣本數(shù)據(jù)，如果用戶認為與自己醫(yī)院的情況比較相似，可以直接修改使用。但對于數(shù)據(jù)量大的字典不推薦用此方法，建議醫(yī)院重新做一套自己的數(shù)據(jù)。
三、 用戶根據(jù)自己院里的情況，一切重新開始，準備一套適合自己醫(yī)院、符合現(xiàn)有
軟件需要的數(shù)據(jù)。此過程可分為三個階段：
1. 數(shù)據(jù)采集階段
這個階段主要是手工采集數(shù)據(jù)。部分字典內(nèi)容多而繁雜，采集起來所需時間長，占用人力大，需要耐心認真的對待。在數(shù)據(jù)采集階段，有以下幾點注意事項：
首先，負責各字典的數(shù)據(jù)采集的人員應(yīng)是今后字典的直接或維護人員，并對字典內(nèi)容有確切把握的，以保證字典內(nèi)容的準確性與完整性。例如：職工主索引由人事部門來完成，醫(yī)囑項目字典應(yīng)由護理部與各科室協(xié)作完成等。
其次，有些字典（如醫(yī)囑項目字典）因內(nèi)容多，工作量大，需要幾個人同時采集數(shù)據(jù)，這便不可避免的會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的重復(fù)或遺漏。所以，對于這些字典，在分別數(shù)據(jù)采集完成后，還應(yīng)將幾份數(shù)據(jù)放在一起進行整體檢查，去除那些重復(fù)的數(shù)據(jù)項目，并盡可能多的將遺漏數(shù)據(jù)補充完整。
第三，要根據(jù)該字典數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的要求，對數(shù)據(jù)進行初步整理，使其符合要求。例如，醫(yī)囑項目的名稱不得超過24個漢字，若有名稱特別長，則需將其簡化；藥品名稱字典中編碼的前四位是分類碼，后兩位是流水碼等。對于各字典的編碼，需要分類的，可先將類別分好，具體編碼待錄入微機時再編，有相當一部分編碼是機器自動生成的。
最后，對于采集來的數(shù)據(jù)要編排整理，保留完整，以備將來檢查核對用。需要特別指出的是，因從事數(shù)據(jù)采集的人員與下一步數(shù)據(jù)錄入人員極有可能不是同一人，因此，在書寫時，請注意工整明了。
2. 數(shù)據(jù)錄入階段
數(shù)據(jù)錄入可從醫(yī)院中挑選有初步計算機知識、打字速度快、準確率高的人員來做，以提高效率，但可能會因該人員對自己錄入的數(shù)據(jù)內(nèi)容不了解或因數(shù)據(jù)書寫不規(guī)范而產(chǎn)生一些錯誤。在錄入過程中，將不斷與相應(yīng)數(shù)據(jù)采集人員進行交流；也可請數(shù)據(jù)采集者來錄入，發(fā)現(xiàn)錯誤好及時更正，并能夠隨時處理那些仍然在變化的數(shù)據(jù)，為將來的維護使用工作打下基礎(chǔ)。
數(shù)據(jù)錄入的工具可直接選用系統(tǒng)軟件，也可通過其它方法，我們的工程師會根據(jù)實際情況為用戶提出最佳方案，并對用戶進行培訓(xùn)。
因參加數(shù)據(jù)錄入的人員較多，程度不一，數(shù)據(jù)錄入工作完成后，應(yīng)由專人根據(jù)數(shù)據(jù)采集手稿來檢查核對，發(fā)現(xiàn)不正確或不準確的地方要及時更正。
3. 數(shù)據(jù)驗收階段
用戶將核對后的數(shù)據(jù)發(fā)往我公司，由工程部的工程師檢查數(shù)據(jù)是否滿足系統(tǒng)的要求，有需要修改則及時通知用戶作相應(yīng)改動。此次檢查主要是針對數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)及編碼規(guī)則，對于數(shù)據(jù)具體含義的正確性是用戶把關(guān)。至此，數(shù)據(jù)準備工作完成。
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