XX綜合檔案管理系統(tǒng)根據(jù)電子檔案的收集、管理和利用的管理流程，提供了建庫(kù)、數(shù)據(jù)錄入、原件掃描采集、移交歸檔、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、報(bào)表打印、統(tǒng)計(jì)、檔案編研、檔案銷毀、庫(kù)房實(shí)體管理、脫機(jī)保管、實(shí)物借閱、在線借閱、監(jiān)控報(bào)警以及電子檔案瀏覽、下載、打印等完整、高效、安全、易用的檔案管理基本功能，還提供選配功能提高系統(tǒng)錄入、查詢效率并保證系統(tǒng)安全。下面從檔案管理的業(yè)務(wù)角度進(jìn)行信息收集、管理、保存、信息利用、業(yè)務(wù)維護(hù)、系統(tǒng)設(shè)置和安全設(shè)置進(jìn)行介紹：
信息收集部分包含建立文檔庫(kù)、接口錄入、數(shù)據(jù)錄入、導(dǎo)入導(dǎo)出、移交歸檔等功能。接收不同來(lái)源的檔案數(shù)據(jù)：可以通過(guò)接口接收其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)；通過(guò)控件直接錄入檔案數(shù)據(jù)；通過(guò)掃描設(shè)備等直接錄入電子文件；通過(guò)導(dǎo)入、導(dǎo)出功能實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入；通過(guò)移交歸檔實(shí)現(xiàn)臨時(shí)檔案到正式檔案的歸檔。
3.1.1建立文檔庫(kù)
綜合檔案管理系統(tǒng)以文檔庫(kù)的方式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，從業(yè)務(wù)過(guò)程上分為文件庫(kù)、預(yù)歸檔庫(kù)和檔案庫(kù)三大類。
1）文件庫(kù)下的文檔庫(kù)主要用于收集和管理數(shù)據(jù)文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、單位發(fā)出的文件以及從OA系統(tǒng)中收集到的數(shù)據(jù)。此分類下包括收文庫(kù)、發(fā)文庫(kù)、移交記錄庫(kù)等數(shù)據(jù)庫(kù)。收集到的數(shù)據(jù)文件可以移交到預(yù)歸檔庫(kù)中對(duì)應(yīng)的文檔庫(kù)中進(jìn)行整理，也可以不移交，保留在當(dāng)前庫(kù)中。
2）預(yù)歸檔庫(kù)下的文檔庫(kù)主要用于接收和管理由文件庫(kù)移交過(guò)來(lái)的文件和資料，包括待歸檔文件和不歸檔文件以及退回的文件。數(shù)據(jù)整理后，可以歸檔到檔案庫(kù)中保存。此分類下包括：傳統(tǒng)文書(shū)、新文書(shū)、科技、基建、會(huì)計(jì)、光盤(pán)、錄音、錄像、設(shè)備、實(shí)物、照片、圖書(shū)以及用戶自定義的文檔庫(kù)。
3）檔案庫(kù)下的文檔庫(kù)主要用于保管正式檔案信息。此分類下包括：傳統(tǒng)文書(shū)、新文書(shū)、科技、基建、會(huì)計(jì)、光盤(pán)、錄音、錄像、設(shè)備、實(shí)物、照片、圖書(shū)以及用戶自定義的文檔庫(kù)。
由于數(shù)據(jù)信息來(lái)源不同，數(shù)據(jù)的多元化以及客戶的特殊需求，使得文檔庫(kù)結(jié)構(gòu)需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活多樣的變化。綜合檔案管理系統(tǒng)提供兩種建立文檔庫(kù)的方式：新建文檔庫(kù)和定制文檔庫(kù)，以及合理化規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)的新建節(jié)點(diǎn)功能。
3.1.1.1建立文檔庫(kù)
系統(tǒng)提供固定的庫(kù)模板，包括收文庫(kù)、發(fā)文庫(kù)、傳統(tǒng)文書(shū)、新文書(shū)、科技、基建、會(huì)計(jì)、光盤(pán)、錄音、錄像、設(shè)備、實(shí)物、照片、圖書(shū)等檔案專用庫(kù)模板，便于用戶快捷建立文檔庫(kù)。
3.1.1.2定制文檔庫(kù)
定制文檔庫(kù)是根據(jù)用戶實(shí)際需求建立新庫(kù)。根據(jù)定制的代碼表、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，靈活建立適應(yīng)客戶需求的文檔庫(kù)。
3.1.1.3建立節(jié)點(diǎn)
節(jié)點(diǎn)用于對(duì)文檔庫(kù)進(jìn)行分類，可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行建立，將屬于同一類型的文檔庫(kù)建立在一個(gè)節(jié)點(diǎn)下。節(jié)點(diǎn)下可以再建立節(jié)點(diǎn)，沒(méi)有數(shù)量限制。通過(guò)節(jié)點(diǎn)把文檔庫(kù)組織起來(lái)以目錄樹(shù)的形式友好的展示給用戶。
3.1.2數(shù)據(jù)錄入
3.1.2.1目錄著錄
用戶使用此功能進(jìn)行案卷、卷內(nèi)、文件等信息條目的錄入工作。系統(tǒng)提供兩種錄入形式（表格、分頁(yè)）、代碼選擇、信息復(fù)制、流水號(hào)提取、信息自動(dòng)提取、查重（支持關(guān)聯(lián)查重）、批量修改等操作，提高錄入的工作效率，減少錄入的工作強(qiáng)度。
1）錄入形式
系統(tǒng)提供表格和分頁(yè)兩種錄入形式。表格形式可以在同一頁(yè)面同時(shí)增加修改多個(gè)條目信息，便于用戶使用進(jìn)行數(shù)據(jù)的比較錄入。分頁(yè)形式每頁(yè)顯示一個(gè)條目信息，用戶可以像書(shū)簽翻頁(yè)一樣有針對(duì)性一頁(yè)一頁(yè)錄入條目信息。
2）代碼選擇
系統(tǒng)將有規(guī)律的字段信息形成代碼列表和代碼樹(shù)（例如：保管期限），在錄入頁(yè)面中，此類字段會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生下拉列表和下列樹(shù)，供用戶選擇錄入。
3）信息復(fù)制
系統(tǒng)可以根據(jù)表達(dá)式設(shè)置獲得當(dāng)前記錄其他字段信息或其他庫(kù)中記錄的指定字段值。
4）流水號(hào)提取
系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則自動(dòng)或手動(dòng)提取流水號(hào)，生成件號(hào)、檔號(hào)等。
5）信息自動(dòng)提取
系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則生成主題詞、檔號(hào)、創(chuàng)建時(shí)間、頁(yè)數(shù)等字段對(duì)應(yīng)的信息。
系統(tǒng)通過(guò)識(shí)別圖片自動(dòng)提取圖片中文字信息，添加到對(duì)應(yīng)字段上。
系統(tǒng)直接提取CAD圖紙文件中的信息，添加到對(duì)應(yīng)字段上。
6）查重
系統(tǒng)提供自動(dòng)查重功能，如果有重復(fù)信息，系統(tǒng)會(huì)給出記錄重復(fù)提示。除了標(biāo)準(zhǔn)條目查重外，系統(tǒng)還提供關(guān)聯(lián)查重，可以根據(jù)設(shè)置檢查字段間的關(guān)聯(lián)唯一性，重復(fù)會(huì)給出友好提示。
7）批量修改
系統(tǒng)可對(duì)用戶選擇的一批數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一修改，即用戶根據(jù)自己實(shí)際需要使用批量修改功能統(tǒng)一自動(dòng)修改條目?jī)?nèi)容（包括加前綴、后綴、替換中間內(nèi)容等）。
3.1.2.2文件掃描
系統(tǒng)提供文件掃描功能對(duì)文件進(jìn)行掃描錄入，支持批量掃描和單頁(yè)掃描，支持單雙面掃描，并根據(jù)設(shè)置的前綴信息自動(dòng)生成文件名稱。
3.1.2.3電子文件掛接
1）單個(gè)電子文件上傳
在錄入記錄時(shí)，選擇電子文件直接上傳到服務(wù)器，并建立與記錄之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
2）批量上載掛接
系統(tǒng)提供批量上載掛接功能，將多個(gè)電子文件上傳到服務(wù)器生成記錄，并根據(jù)文件命名規(guī)則，建立與父記錄的掛接關(guān)系。
3）條碼識(shí)別掛接
條碼識(shí)別掛接功能是在對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描時(shí)自動(dòng)識(shí)別紙質(zhì)文件上的條碼，根據(jù)條碼系統(tǒng)自動(dòng)將掃描的電子文件掛接到對(duì)應(yīng)的條目下。
3.1.2.4版本管理
版本管理記錄數(shù)據(jù)變更信息，形成歷史記錄。便于用戶追溯歷史信息。版本管理功能還提供檢出、檢入、取消檢出、查看版本記錄功能，用于維護(hù)版本記錄。
3.1.3移交歸檔
移交歸檔是檔案管理重要的操作流程。兼職檔案管理員收集整理數(shù)據(jù)后，將需要移交的數(shù)據(jù)移交到預(yù)歸檔庫(kù)。檔案管理員整理預(yù)歸檔庫(kù)中的數(shù)據(jù)記錄，不合格文件退回到文件庫(kù)，合格的數(shù)據(jù)進(jìn)行保管期限劃分、組卷、編號(hào)等數(shù)據(jù)整理，將數(shù)據(jù)歸檔到正式檔案庫(kù)，形成正式檔案。用戶可以根據(jù)權(quán)限查看檔案記錄。
3.1.4整理組卷
3.1.4.1編號(hào)
用戶通過(guò)手工調(diào)整案卷號(hào)、件號(hào)等信息后，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)年度、保管期限、分類、件號(hào)等信息進(jìn)行排序顯示。用戶可以通過(guò)編號(hào)功能，生成檔號(hào)或其他所需的案卷流水號(hào)信息。
3.1.4.2組卷、拆卷
1）手工組卷
用戶使用手工組卷功能，可以將文件記錄插入到指定案卷下，形成卷內(nèi)目錄。在沒(méi)有案卷記錄的情況下，用戶可以選擇文件后直接進(jìn)行立卷，添加案卷信息后，文件自動(dòng)添加到案卷下形成卷內(nèi)目錄。
2）自動(dòng)組卷
系統(tǒng)提供自動(dòng)組卷功能，根據(jù)用戶設(shè)置的組卷?xiàng)l件，將文件記錄自動(dòng)添加到案卷下，形成卷內(nèi)目錄。
3）拆卷
用戶可以選擇案卷進(jìn)行拆卷操作，將卷內(nèi)目錄拆離開(kāi)，以便進(jìn)行重新組卷。
3.1.4.3數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出
1）數(shù)據(jù)導(dǎo)入
將外部數(shù)據(jù)按照規(guī)則導(dǎo)入到綜合檔案管理系統(tǒng)中。導(dǎo)入功能支持導(dǎo)入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods等多種文件格式。數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能支持將其他數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前系統(tǒng)中。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的對(duì)應(yīng)關(guān)系，使不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)之間可以相互轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)，支持覆蓋導(dǎo)入和生成新記錄兩種方式。
2）數(shù)據(jù)導(dǎo)出
將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按一定規(guī)則導(dǎo)出，導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式為國(guó)家檔案局規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf等。數(shù)據(jù)導(dǎo)出時(shí)，支持覆蓋導(dǎo)出。
3.1.5報(bào)表打印
系統(tǒng)提供制作好的報(bào)表模板，用戶根據(jù)需要選擇對(duì)應(yīng)封面、全引目錄、備考表等報(bào)表模板進(jìn)行打印。此功能提供打印預(yù)覽、打印和生成文檔三個(gè)功能。打印預(yù)覽可以預(yù)覽打印結(jié)果。打印和生成文檔支持多模板批量打印和生成文檔。
3.2.1借閱管理
1）實(shí)物借閱登記
檔案管理員檢索到允許借閱的案卷或文件，對(duì)借閱的案卷或文件進(jìn)行登記，登記借閱者、借閱目的、借閱日期、利用天數(shù)、借出數(shù)量等信息。允許一次性借出多條案卷或文件，逐一進(jìn)行登記。
2）借閱歸還
檔案管理員在借閱庫(kù)中檢索欲歸還的案卷或文件記錄，對(duì)案卷或文件進(jìn)行登記，更改登記狀態(tài)為已歸還并記錄歸還日期。
3）借閱催還
檔案管理員可以對(duì)“已到期”的借閱記錄進(jìn)行催還，催還方式分為郵件、手機(jī)短信、系統(tǒng)消息和打印催還單四種，可以同時(shí)選擇多種催還方式通知借閱者歸還借閱的案卷或文件。
4）借閱設(shè)置
借閱設(shè)置用于設(shè)置案卷或文件允許借閱的期限，默認(rèn)為1個(gè)月，可以根據(jù)用戶的實(shí)際借閱期限在此進(jìn)行設(shè)置。超過(guò)設(shè)置借閱期限的記錄，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其設(shè)置為“已到期”狀態(tài)，由檔案管理員執(zhí)行催還操作。
5）借閱統(tǒng)計(jì)
系統(tǒng)提供多種統(tǒng)計(jì)方案，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果，下載統(tǒng)計(jì)圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對(duì)借閱，統(tǒng)計(jì)方案如下：
l 按借閱人統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)借閱者在某一時(shí)間段內(nèi)借閱檔案的個(gè)數(shù)�？梢灾付ń栝喨诉M(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
l 按時(shí)間統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)在某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案?jìng)�(gè)數(shù)，以及各自檔案的個(gè)數(shù)。
l 按檔案統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)某一時(shí)間段內(nèi)某個(gè)檔案被借閱的情況，包括檔案被借閱人借閱的次數(shù)。
l 按借閱目的統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自對(duì)應(yīng)不同目的的累計(jì)次數(shù),這樣可以統(tǒng)計(jì)出檔案的用途，測(cè)評(píng)檔案的實(shí)際應(yīng)用利用率。
l 按借閱頻率統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自的累計(jì)次數(shù),這樣可以評(píng)測(cè)檔案利用價(jià)值的高低。
l 按操作者統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)某一時(shí)間段內(nèi)借閱管理員共借出的檔案?jìng)�(gè)數(shù)。
除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置統(tǒng)計(jì)條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
3.2.2檔案保管
對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行保管，包括鑒定銷毀、升級(jí)保管、重新歸檔、銷毀還原、清除、統(tǒng)計(jì)等功能。
3.2.2.1建立銷毀庫(kù)
建立銷毀庫(kù)，可以通過(guò)新建文檔庫(kù)功能，選擇“銷毀庫(kù)”模板建立銷毀庫(kù)，銷毀庫(kù)用于存放檔案的銷毀記錄，被銷毀的檔案在此處查詢到，并允許檔案管理員進(jìn)行還原或清除，以及統(tǒng)計(jì)銷毀信息。
3.2.2.2鑒定銷毀
鑒定銷毀用于鑒定出欲銷毀的檔案記錄。系統(tǒng)根據(jù)保管期限和歸檔日期，自動(dòng)鑒定出需要進(jìn)行銷毀的記錄。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印銷毀單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，將鑒定出的記錄進(jìn)行銷毀。
3.2.2.3升級(jí)保管
將鑒定后需要進(jìn)行銷毀的記錄進(jìn)行升級(jí)保管，不對(duì)其進(jìn)行銷毀。系統(tǒng)自動(dòng)將當(dāng)前記錄的保管期限進(jìn)行升級(jí)。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印升級(jí)保管清單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，將鑒定出的記錄進(jìn)行升級(jí)保管。
3.2.2.4重新歸檔
將鑒定后需要進(jìn)行銷毀的記錄進(jìn)行重新歸檔，不對(duì)其進(jìn)行銷毀。系統(tǒng)自動(dòng)將當(dāng)前記錄的歸檔日期置成當(dāng)前日期實(shí)現(xiàn)記錄重新歸檔。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印重新歸檔清單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，將鑒定出的記錄進(jìn)行重新歸檔。
3.2.2.5銷毀還原
對(duì)已經(jīng)銷毀的記錄進(jìn)行還原。檔案管理員到銷毀庫(kù)中檢索到需要進(jìn)行還原的記錄，將其還原，系統(tǒng)還原此記錄對(duì)應(yīng)的原始記錄并記錄還原狀態(tài)，檔案庫(kù)中可以看到此記錄。
3.2.2.6銷毀清除
對(duì)已經(jīng)銷毀的記錄進(jìn)行徹底清除。清除后的記錄，系統(tǒng)中將不再保存。檔案管理員到銷毀庫(kù)中檢索到需要進(jìn)行清除的記錄，將其清除。系統(tǒng)清除此記錄對(duì)應(yīng)的原始記錄并置清除狀態(tài)。
3.2.2.7銷毀統(tǒng)計(jì)
系統(tǒng)提供多種統(tǒng)計(jì)方案，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果，下載統(tǒng)計(jì)圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對(duì)銷毀，統(tǒng)計(jì)方案如下：
l 按人統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)銷毀人在某一時(shí)間段內(nèi)銷毀檔案的次數(shù)。可以指定銷毀人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
l 按時(shí)間統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)在某一時(shí)間段內(nèi)被銷毀的所有檔案次數(shù)。
除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置統(tǒng)計(jì)條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
3.2.3庫(kù)房實(shí)體管理
3.2.3.1建立庫(kù)房
可以通過(guò)新建文檔庫(kù)功能，選擇“庫(kù)房”模板建立庫(kù)房庫(kù)，庫(kù)房庫(kù)用于存放檔案的實(shí)體在實(shí)際庫(kù)房庫(kù)中位置等記錄信息，被放入庫(kù)房中的檔案在此處可以查詢到。庫(kù)房庫(kù)中可以根據(jù)實(shí)際需要建立庫(kù)房、區(qū)域、列、節(jié)和層。
3.2.3.2入庫(kù)
選擇需要入庫(kù)的檔案記錄，將檔案記錄存放到庫(kù)房庫(kù)中指定位置上，并記錄檔案入庫(kù)狀態(tài)。入庫(kù)后，到庫(kù)房庫(kù)中某個(gè)位置上，可以查看到當(dāng)前位置上所有存放的檔案記錄。
3.2.3.3出庫(kù)
選擇已經(jīng)入庫(kù)的檔案記錄，執(zhí)行出庫(kù)操作，系統(tǒng)刪除庫(kù)房庫(kù)中對(duì)應(yīng)的記錄。
3.2.3.4庫(kù)房示意圖
庫(kù)房示意圖，用于顯示庫(kù)房中存放的檔案信息。可以查看庫(kù)房、區(qū)域、列、節(jié)、層上的分類情況，使用情況和環(huán)境情況。對(duì)庫(kù)房庫(kù)進(jìn)行監(jiān)控。
3.2.3.5密集架控制
密集架是由各個(gè)列組成，即密集架中可以自由移動(dòng)的部分，可以根據(jù)實(shí)際需要有管理員控制移動(dòng)密集架位置。（需與硬件進(jìn)行接口集成）
3.2.3.6庫(kù)房統(tǒng)計(jì)
系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要定制統(tǒng)計(jì)條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果，下載統(tǒng)計(jì)圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對(duì)庫(kù)房，可以方便的統(tǒng)計(jì)出各庫(kù)房的各類檔案存儲(chǔ)數(shù)量等。
3.2.4脫機(jī)管理
3.2.4.1建立脫機(jī)存檔庫(kù)
可以通過(guò)新建文檔庫(kù)功能，選擇“脫機(jī)存檔庫(kù)”模板建立脫機(jī)存檔庫(kù)，脫機(jī)存檔庫(kù)用于記錄脫機(jī)介質(zhì)信息，包括名稱、容量、已存容量、剩余容量等。管理員可以將脫機(jī)記錄中檔案記錄統(tǒng)一脫機(jī)保存到本地光盤(pán)或本地磁盤(pán)中。
3.2.4.2脫機(jī)保管
此功能用于將脫機(jī)存檔庫(kù)中存放的檔案記錄保存到本地磁盤(pán)上。用戶選擇指定磁盤(pán)，將檔案記錄下載到指定磁盤(pán)上�？梢詫⒈９芟聛�(lái)的文件存入光盤(pán)中保管或上報(bào)。在任何終端中，使用脫機(jī)數(shù)據(jù)目錄中的瀏覽程序ECPRun.exe可以脫機(jī)查閱相關(guān)文檔信息及電子原件內(nèi)容。
3.3.1檢索
3.3.1.1模糊檢索
選擇指定類型，輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在當(dāng)前指定類型的所有字段查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫(kù)模糊檢索。檢索后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄檢索條件，方便用戶進(jìn)行第二次檢索。
3.3.1.2屬性檢索
選擇指定類型，在需要檢索的屬性字段上輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在當(dāng)前指定類型中按照屬性字段條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫(kù)屬性檢索。檢索后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄檢索條件，方便用戶進(jìn)行第二次檢索。
3.3.1.3高級(jí)檢索
選擇指定類型，根據(jù)需要構(gòu)造檢索條件，可以便捷的修改和刪除條件。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)當(dāng)前構(gòu)造的檢索條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫(kù)高級(jí)檢索。檢索后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄檢索條件，方便用戶進(jìn)行第二次檢索。
3.3.1.4深入檢索
通過(guò)“模糊檢索”、“屬性檢索”或“高級(jí)檢索”后，在檢索的結(jié)果中，進(jìn)行再次檢索，縮小檢索范圍，支持多次檢索。
3.3.1.5全文檢索
全文檢索通過(guò)分析技術(shù)快速檢索電子文件內(nèi)容和條目數(shù)據(jù)字段中的內(nèi)容。支持檢索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等文件格式。（詳見(jiàn)選配模塊中全文檢索組件說(shuō)明）
3.3.2檔案編研
檔案編研方便用戶對(duì)文獻(xiàn)原文進(jìn)行整理。系統(tǒng)主要從以下兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)：
1）專題記錄
記錄一些與“檔案編研”相關(guān)的文檔（如：大事記、組織沿革等），文檔以條目方式記錄。根據(jù)用戶實(shí)際需求設(shè)置編研專題，將同一專題相關(guān)的文檔歸納在此專題下，以方便用戶查閱和管理。
2）文件匯編
將用戶所需要的資料打印或下載下來(lái)以便用戶使用。每個(gè)用戶使用系統(tǒng)管理的文件類型也大不相同，可能同一個(gè)專題下所存儲(chǔ)的附件種類也不盡相同（如：可能同時(shí)存在pdf、word、cad等文件）。系統(tǒng)為滿足大多數(shù)用戶的需求，使用戶操作更靈活，因此提供兩種方式的文件匯編：一種是按用戶設(shè)置的模板生成封面和目錄并將用戶選擇的所有文件及附件打印出來(lái)，另一種是生成封面和目錄后將所有附件下載到用戶指定的位置。
3.3.3在線借閱
1）借閱申請(qǐng)
不同用戶可以選擇自己需要的檔案記錄進(jìn)行在線借閱申請(qǐng)，可以選擇審批人，借閱期限和審批權(quán)限等信息。申請(qǐng)需要的權(quán)限（例如：瀏覽、下載、打印等）。
2）借閱審批
檔案負(fù)責(zé)人審批借閱申請(qǐng)，如果同意申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給予申請(qǐng)人其申請(qǐng)的權(quán)限。
3）借閱查詢
檔案負(fù)責(zé)人可以通過(guò)此功能查看借閱者要借閱的檔案，審核是否允許其進(jìn)行借閱。
3.4業(yè)務(wù)維護(hù)
3.4.1代碼維護(hù)
用于維護(hù)有規(guī)則意義的代碼信息，由業(yè)務(wù)管理員統(tǒng)一定義維護(hù)，包括代碼表定義、新增代碼、修改代碼、刪除代碼、復(fù)制、剪貼、粘貼以及代碼表的導(dǎo)入和導(dǎo)出，方便業(yè)務(wù)管理員管理代碼表。代碼表可以定義一級(jí)代碼和多級(jí)代碼表兩種。一級(jí)代碼表中可以定義保管期限類代碼值；多級(jí)代碼表可以定義分類號(hào)之類的有層次或包含關(guān)系的代碼值。
3.4.2文檔類型維護(hù)
用于維護(hù)定制文檔庫(kù)時(shí)需要的文檔類型，由業(yè)務(wù)管理員統(tǒng)一定義維護(hù)，包括新增、修改、刪除、復(fù)制、剪切、粘貼以及業(yè)務(wù)類型的導(dǎo)入和導(dǎo)出，方便業(yè)務(wù)管理員管理文檔類型。在文檔類型中可以定義字段名稱、類型、空標(biāo)識(shí)、唯一性標(biāo)識(shí)、大小等信息。
3.4.3主題詞維護(hù)
用于維護(hù)主題詞信息，由業(yè)務(wù)管理員統(tǒng)一定義維護(hù)�？梢孕陆�、導(dǎo)入、修改主題詞。方便用戶在錄入時(shí)提取文件信息中的主題詞。
3.4.4圖標(biāo)管理
用于維護(hù)系統(tǒng)中需要的圖標(biāo)信息，由業(yè)務(wù)管理員統(tǒng)一定義維護(hù)。業(yè)務(wù)管理員可以上傳、修改需要的圖標(biāo)。此處維護(hù)的圖標(biāo)，可以在定制、修改文檔庫(kù)或文檔類型時(shí)進(jìn)行選擇使用。例如文檔庫(kù)的圖標(biāo)和打開(kāi)圖標(biāo)，都是從圖標(biāo)庫(kù)中獲得的。
3.4.5字段對(duì)應(yīng)規(guī)則
業(yè)務(wù)管理員使用此功能配置字段信息，可以選擇兩個(gè)文檔庫(kù)中類型進(jìn)行字段匹配，字段按名稱進(jìn)行自動(dòng)匹配。目前此功能用在移交歸檔中，系統(tǒng)根據(jù)字段對(duì)應(yīng)規(guī)則策略進(jìn)行移交歸檔。
3.4.6安全策略管理
參見(jiàn)選配功能中安全策略管理說(shuō)明。
3.4.7文檔庫(kù)模板管理
此功能用于維護(hù)系統(tǒng)初始化定義的模板�？梢孕陆�/修改模板分類，刪除、復(fù)制、剪切、粘貼模板分類和模板。此處維護(hù)的模板來(lái)源有兩個(gè)，一個(gè)是系統(tǒng)自帶的數(shù)據(jù)庫(kù)模板，一個(gè)是用戶通過(guò)定制、修改文檔庫(kù)后發(fā)布的模板。其中發(fā)布模板用戶可以把定制修改好的數(shù)據(jù)庫(kù)模板指定到某一個(gè)模板分類下，形成標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)模板，供業(yè)務(wù)管理員使用。
3.5系統(tǒng)設(shè)置
系統(tǒng)設(shè)置用于維護(hù)系統(tǒng)信息，包括用戶管理、介質(zhì)管理、全文檢索設(shè)置和用戶監(jiān)控等功能。
微信掃一掃，碼上報(bào)價(jià)
|
